Microsoft Office Online o apps de escritorio: ¿cuál conviene más?

Durante años, Microsoft Office ha tenido que lidiar con rivales bastante duros en el terreno de las suites ofimáticas. Google apuesta por su propia alternativa, mientras que proyectos de código abierto como LibreOffice u OpenOffice entregan mucho a cambio de muy poco (o de nada).

Microsoft 365 es la respuesta de la compañía frente a esa competencia. Ahora bien, ¿qué distingue de verdad a Microsoft 365 de esas suites que se instalan por completo en el escritorio? Eso es justo lo que vamos a desgranar a continuación.

Office en línea frente a la versión offline

Office Online y Microsoft 365 (tanto en su modalidad web como instalada) comparten un buen puñado de funciones, aunque existen diferencias importantes entre ambas. La forma más clara de compararlas consiste en dividir el análisis por ámbitos:

Catálogo de programas

La suite de escritorio te abre la puerta a un amplio abanico de programas de Office. Con Microsoft 365 ocurre algo muy parecido según el plan que contrates, ya que los programas de escritorio suelen venir incluidos en la suscripción. Por su parte, la versión gratuita de Office Online incluye cuatro aplicaciones principales (Word, Excel, Outlook y PowerPoint), además de otras herramientas como Skype, OneNote y OneDrive.

Funciones

Aquí es donde aparecen las diferencias más notables entre la versión web y la de escritorio. Para tareas sencillas del día a día, las dos opciones cumplen de sobra. Ahora, si necesitas edición avanzada en Word o quieres aprovechar toda la variedad de transiciones sofisticadas de PowerPoint, la versión instalada de Office no tiene competencia.

Accesibilidad

El otro gran punto de separación está en cómo accedes a Office. La edición offline exige una instalación previa en un equipo, de modo que queda atada a ese dispositivo. Microsoft 365 y la versión Online, en cambio, no requieren instalación alguna: puedes usarlas desde cualquier ordenador y navegador, siempre que inicies sesión con tu cuenta de Microsoft, por supuesto.

Capacidades en línea

Donde Microsoft 365 y Office Online realmente brillan es en el trabajo en la nube y la edición compartida. Guardar archivos en la nube resulta muy sencillo y colaborar en documentos fluye sin fricciones. Estas funciones también están disponibles en la edición de escritorio, aunque la conectividad se siente bastante menos ágil.

Por otro lado, algunas aplicaciones offline no necesitan una cuenta de Microsoft (Outlook es el ejemplo más claro), mientras que otras, como Planner o Stream, exigen conexión por defecto para funcionar.

Uno de los inconvenientes más serios de Microsoft 365 a través del navegador (instalado u online) es la dependencia permanente de la conexión. La versión de escritorio guarda y edita archivos sin importar si hay internet o no; sus homólogas web no pueden hacer lo mismo.

Rendimiento

Office Online cuenta con un repertorio de funciones más reducido y no se ejecuta de forma nativa en los dispositivos. Eso se traduce en un consumo de recursos menor que una suite instalada y en una exigencia bastante más ligera para tu ordenador. Un detalle que lo vuelve una opción cómoda para equipos antiguos y para quienes cuidan el consumo energético.

Actualizaciones y guardado

Las versiones web de Office guardan y actualizan su contenido de forma constante. OneDrive funciona como un almacén muy práctico para conservar y consultar archivos desde distintos dispositivos. De hecho, las versiones online envían todo automáticamente a la nube.

Office offline, al instalarse en un único equipo, necesita actualizaciones periódicas para aplicar correcciones y novedades. Comparadas con las web, estas actualizaciones resultan más pesadas, aunque sí se pueden pausar. Además, el usuario tiene la libertad de guardar los archivos únicamente en su dispositivo.

Integración

Office Online y 365 no están atados a ninguna instalación, de manera que funcionan en móviles y dispositivos inteligentes (iOS y Android) con la misma naturalidad que en un PC de sobremesa. Esa flexibilidad hace que el software en la nube sea muchísimo más versátil que su equivalente offline.

Precio

En el apartado del precio, Office Online se lleva la victoria con claridad: es gratis. Aunque te limitas a tres programas principales (sin contar OneDrive ni Outlook), dispones de funciones básicas sin desembolsar ni un céntimo. Lo único que Microsoft pide para empezar es una cuenta.